İster işveren olun ister maaşlı çalışan, “işler yetişmiyor” cümlesini muhtemelen çoktan duymuşsunuzdur. Bir zamanlar yazılım geliştirme dünyasında bir çalışanken, en çok duyduğum deyim, işi doğru yapmak için zamanın olmadığı, fakat daima geri dönüp işleri düzeltmek için zamanın bol olduğuydu. Eğer işimizin çalışanlarımıza, müşterilerimize ve kendimize katkı sağlamasını istiyorsak, doğru şeylerin yapıldığından emin olmalıyız. Stephen Covey, kitabı “Oldukça Etkili Kişilerin 7 Alışkanlığı”nda, ‘En Önemli İşleri İlk Sıraya Koyun’ kavramını 4 dilime ayırarak ele almıştır. İkinci dilim hayatınızda veya işinizde acil olmayan ama önemli olan işlerden bahsetmektedir. Ben de iş sahiplerine kendilerini nasıl daha iyi yönetebileceklerini öğretirken, dilimleri hedef tahtası gibi yuvarlak çizdim, 2.dilimi tam ortaya koydum ve buna da “Önemli Bölge” dedim. “Önemli Bölge” günün tüm önemsiz işlerini bir kenara bıraktığınız, hayatınızın ve işinizin uzun vadeli başarısına katkıda bulunacak kadar önemli işlerle meşgul olduğunuz bir yerdir.
Peki, bu “Önemli Bölge”ye nasıl giriyoruz? İlk önce, oraya girmeye karar vermeniz gerekir. Bu kendiliğinden olmayacaktır çünkü oradaki işler acil değildir ve yapılması gerektiklerini yüzünüze vurmuyorlardır. Şöyle bir düşünün, en son ne zaman en önemli müşteriniz sizi arayıp bütçeniz üzerine çalışmanızı istedi? Muhtemelen hiçbir zaman ama en son ne zaman bir müşteri stokta doğru ürünler olmadığı için göndermediğiniz veya gönderisini bir hafta geciktirdiğiniz için size sinirlendi? Peki ya siz onlara bu yıl bütçeyi iyi ayarlayamadığınız için yeterince stoğunuz olmadığını veya bozulmadan önceki son demlerinde olan makinayı yenilemediğinizi söyleyebildiniz mi? Stephen Covey’in söylediği gibi, hepimiz 2.dilim, yani “Önemli Bölge” için vakit ayırmalıyız. Bunu da ancak zorla yaparak alışkanlık haline getirebiliriz. Bunun için işte size birkaç ipucu:
· Ajandanızda “Önemli Bölge” için vakit ayırma işine düzenli olarak yer verin. İşleri planlamak için zaman ayırmak, işleri yapmak için en iyi ve muhtemelen de yegâne yöntemdir. Vaktinizin %20’sini “Önemli Bölge” işlerine ayırmalısınız, fakat bu haftalık olmak zorunda değildir, aylık periyodda veya çeyrek başlarında da olabilir. Bunun bir yolu, kısa değil ama orta vadeli planlamalara haftada 4 saat ayırmak, ayda 8 saat daha ayırmak (muhtemelen birkaç tane yarım günlük oturumlar halinde) sonrasında da her çeyrek başı ekstradan bir 16 saat (şirket dışı bir veya iki oturumda) daha ayırmaktan geçmektedir.
· Sizde bu planlama işine ihtiyaç yaratacak, planlamayı alışkanlık haline getirecek ve sizi buna mecbur kılacak bir sorumluluk sistemi geliştirin. Bu bir koç olabilir, bir partner olabilir, bir akıl grubu, bir ortak, bir eş veya da kendinizi sorumlu hissettiğiniz herhangi bir kişi… Size, zamanınızı ne zaman ayıracağınızı ve nasıl geçirmeyi düşündüğünüzü sormaları gerektiğini bildiklerinden emin olun. Planlamanızın neticelerini gösterebilmek için çıktılarınız olduğuna, bu çıktıları gözden geçirmek ve onlarla birlikte üzerine konuşmak için vakit ayırdığınıza emin olun.
· İşinizi ve zamanınızı makul parçalara ayırın. Bazı kişiler 30 dakikalık periyotlarda en verimli şekilde çalışırken, bazıları 2 saatlik periyodları tercih ederler. Dikkatinizin yoğunluğuna ve iş yapma şeklinize göre kendiniz karar verin ve işi tamamlamak için vaktinizin en verimli kısmını kullanın.
· İşi makul parçalara ayırın ki, her zaman diliminde tatminkâr bir iş yapabilin. Kendinizi bilin ve zamanınızı ayırdığınızda bu zaman dilimlerinin sizin için en verimlileri olduğuna emin olun.
· “Önemli Bölge” işleriniz için gün içinde doğru zaman dilimini belirleyin. Her işin bir diğerine göre daha iyi veya daha kötü günleri vardır. Örneği, önceden biliyorsanız ki Pazartesi sabahları hep çok yoğun geçiyor, “Önemli Bölge”yi Pazartesi sabahına koymayın. Ayrıca, kendi günlük rutininizi de en iyi siz biliyorsunuz, bu sebeple “Önemli Bölge” vaktinizi gün içinde yaratıcı düşünmenin veya sayılarla uğraşmanın en uygun olacağını düşündüğünüz kısma koyun.
İşinizin uzun vadeli başarı getirmesini istiyorsanız, bunun ancak bu tür öz disiplin planlarıyla mümkün olabileceğini bilin. Başarı nadiren tesadüfen gelir, bu yüzden sadece bu haftalık değil, tüm önümüzdeki on yıl boyunca başarı için plan yaptığınızdan emin olun.
Yazan: Mark McNulty
Kaynak: https://www.actioncoach.com/blog/2015/11/06/getting-zone/