Birçok şirkette saatler süren, meşhur uzun toplantılar vardır ve tüm yöneticiler büyük zaman yatırımı yaptıkları bu toplantılardan en yüksek verimle ayrılmak isterler. Bu yazıda sizleri, zaman yatırımınızı kazanca dönüştürecek en etkili toplantı yönetimi ile tanıştıracağız.
Çalışanların çoğu (yaklaşık %83), çalışma haftalarının %33’ünü toplantılarda geçiriyor. Siz bir hafta içerisinde haftanızın kaç saatini toplantılarda geçiriyorsunuz ve toplantılarınızın her dakikasının etkili olduğunu düşünüyor musunuz? Bu yazıda, çalışanların ve özellikle yöneticilerin, programlarının 3’te 1’ini dolduran toplantıları, nasıl daha etkili hale getirebileceklerini keşfedeceksiniz. Şirketler için etkili toplantı yönetimi LION Toplantılarını şimdi keşfedin.
Toplantılarda Zamanın Önemi
Tüm kaynakları düşündüğümüzde içlerinden sadece birisini geri kazanamıyoruz; zamanı!
Anketler, şirketlerin zamanlarının yaklaşık %15’ini toplantılarda geçirdiğini ve bu toplantıların %71’inin verimsiz olduğunu gösteriyor. Buradaki verimsiz durum çalışan performansını düşürüyor. Yöneticiler için de verimsiz kullanılan zaman kaynak kaybı olarak hesap hanelerine yazılıyor. 9 kişinin katılacağı bir toplantının 10 dk geç başlaması demek bir kişi için 10 dk kayıp olarak görünürken şirket için toplamda 90 dk kayıp demek oluyor.
Bir diğer açıdan ekiplerin verimli çalışması için toplantılara ihtiyaç vardır. Peki hem ekiplerin projelerini yürütecekleri, süreçte birbirlerinden haberdar olacakları hem de zamanı maksimum verimde kullanabilecekleri bir toplantı yöntemi nasıl olabilir?
LION ile Etkili Toplantı Yönetimi
LION kelimesi, İngilizce Last week, Issues, Opportunities, Next Week kelimelerinin baş harflerinden oluşmaktadır. Yani geçtiğimiz hafta, sorunlar, fırsatlar ve gelecek haftayı bizlere anlatır. Her hafta şirketinizdeki ekibiniz ile düzenli LION toplantıları yaparak işlerinize, projelere, ihtiyaçlara, güzel fırsatlara hakim olabilirsiniz. Aşağıda LION toplantı yönetimi formatının her bir adımının nasıl kullanıldığını detaylı bulacaksınız.
Öncelikle toplantılardaki zamanınızı en etkili şekilde kullanmanın yolu toplantıdan önce başlar. İlk yapılması gereken toplantıya katılacak kişilere toplantı gününü, gündemini ve saatlerini en az bir hafta öncesinden haber vermektir. Düzenli LION toplantıları yapmaya başladığınızda ekibinizin, belirli bir gün, saat ve bildiği bir toplantı akışına sahip olmaları toplantıya daha hızlı adapte olmalarını sağlayacaktır.
Kimler LION Toplantı Yönetimi Düzenini Kullanabilir?
Bir LION toplantısına aynı departmandan çalışan tüm çalışanlar ve yöneticiler katılabilir. Bununla birlikte bir LION toplantısına, 15 kişiden fazla katılım olması tavsiye edilen bir durum değildir. 4 kişilik bir satış ekibi ve artı bir yönetici ya da ekip lideri ile 5 kişi her hafta LION toplantıları düzenleyebilir. Hatta 4 kişilik bir satış ekibinin, 5 kişilik bir pazarlama ekibinin ve her iki departmanın yöneticisinin yer aldığı bir toplantı ayrı ayrı yapılanlardan daha verimli olabilir.
Çalışan sayınız az ise örneğin sadece 6 çalışanınız var ise 6’sı ile birlikte de LION toplantıları yapabilirsiniz. Çalışan sayısı arttıkça departmanlara ya da benzer alanlara göre gruplayabilirsiniz.
LION Toplantılarında Akış
İfade Etmek İsterim ki;
Birçok yönetici iş yerinde hele ki toplantılarda direk konuya girmek ve iş konuşmak ister bununla birlikte hepimiz insanız ve fiziksel olarak işte olsak dahi zihnen başka bir yerde olabiliriz.
Örneğin işini tutku ile yapan disiplinli, düzenli bir satış elemanının toplantıya girmeden önce aldığı kötü bir haber olduğunu düşünelim. Bu kişi genel davranışlarında işini başarılı bir şekilde sürdürmekle birlikte o kötü haberden sonra dikkati dağılmış, konsantrasyonu azalmış bir şekilde toplantıda varolacak ve hata yapmaya eğilimli olacaktır.
Peki, kişilerin özel hayatı bizi neden ilgilendirir? Doğru iletişim kurmak için. Yönetici, duygu durumunu bilmediği bu çalışanına o an kaldırabileceğinden fazla görev atayabilir, dikkatli bir şekilde bazı verileri açıklamasını isteyebilir ve finalde konsantrasyonu pek de yerinde olmayan bu kişi bekleneni karşılamakta zorlanabilir. Bu durumu anlamlandıramayan yöneticide stres oluşur, çalışanda stres oluşur ve duruma bir açıklık getirilmezse güven kaybı da yaşanabilir. Oysa ki çalışan sadece duygu durumunu ifade etmiş olsaydı yaşanan aksaklık anlaşılabileceği için karşılıklı stres ve güvensizlik yaşama ihtimali düşebilirdi.
İfade etmek isterim ki ritüelinin özünde o an toplantıya katılan kişileri anlama ve bu sayede daha sağlıklı iletişim kurma imkanı yer alıyor. Bu örnekteki gibi sadece negatif, zorlayıcı durumlar değil pozitif durumlarda ifade edilir, bir sınır yoktur. İfade etmek isterim ki ritüelinin bir diğer faydası, ritüeli uygulayan çalışanlar özellikle yöneticileri tarafından duyulduklarını hissederler ve bu durum çalışan bağlılıklarını artırır. Ayrıca kişileri, kendi duygu durumlarını düşünmeye ittiği için bir nevi mindfulness pratiği yapmaya teşvik eder.
Peki nasıl uygulayacağız? Toplantıya başladığınızda “İfade etmek isterim ki güne keyifle başladım, sizlerle buluşup sürecinizi dinlemek için sabırsızlanıyorum. Teşekkür ederim. Peki sen ne ifade etmek istersin, (İsim)…” diyerek toplantıdaki bir kişiye topunuzu atınız. Bu kişi de “İfade etmek isterim ki,” ile başlayan cümlesini söyler, teşekkür eder ve bir başkasına pasını atar. Toplantıda olan herkes ifade etmek isterim ki cümlelerini söyledikten sonra ritüel tamamlanır. Artık toplantıda olan herkesin birbirini daha iyi tanıdığını ve anladığını tahmin edebilirsiniz. İfade etmek isterim ki ritüeli için toplamda 3-4 dakika ayırabilirsiniz.
Bu ritüeli uygulamaya başlamadan önce ekibinize açıklayın, her türlü duygu durumunu söyleyebilmeleri konusunda onları teşvik edin.
Zor duygular ile ilgili bir örnek: İfade etmek isterim ki dün gece kızım ateşlendi ve uykusuz bir gece geçirdik. Şimdi durumu daha iyi yine de aklım biraz onda kaldı. Toplantıdan sonra bir telefon edip durumunu soracağım ardından işlerime konsantre olmaya çalışacağım.
LION
Gelelim LION toplantısının ana kolonlarına. İfade etmek isterim ki, ritüeli tamamlandığında LION süreci başlar. Her katılımcıya 3’er dakikalık süre verilir. Bu süre zarfında katılımcı, bir önceki hafta gerçekleştirdiği aksiyonları, devam eden işleri, o hafta içerisinde yapacağı aksiyonları ana başlıklar ile aktarır. Bir önceki hafta bir sorun yaşadı ise problemi çözüm önerisi ile birlikte ifade eder. Çözüm önerisi yoksa ekip arkadaşlarına sorabilir. Ve ek olarak bir önceki hafta bir fırsat ile karşılaştı ya da elde ettiyse konuyu söyler ve LION’ını tamamlar.
- Last Week – Geçtiğimiz Hafta
- Issues & Solutions – Sorunlar ve Çözüm Önerileri
- Opportunuties – Fırsatlar
- Next Week – Gelecek Hafta
Tüm katılımcıların 3’er dakika içerisinde LION’larını tamamlayabilmelerinin püs noktası detaya girmemektir. Eğer ki detaylı bir açıklama isteniyorsa LION tamamlandıktan sonra konuşulmalıdır.
LION formatını uygulamaya başlayan ekiplerin çoğu ilk denemelerde 3 dakikanın yetersiz olduğunu düşünür. Bir süre sonra katılımcılar birbirlerinin neler yaptığını, hangi işin üstünde olduğunu daha çok anladıkları için yapılan aksiyonun ana hattı ile söylenmesi yeteri seviyede anlaşılır olacaktır. Birçok çalışanın rutin aksiyonları olduğunu ve değişen ve üstünde konuşulması gereken konuların beklenenden daha az olduğunu siz de deneyimleyebilirsiniz.
Hızlı LION döngüsünün ardından toplantı yönetimini yapan kişi sorunlar ve çözüm önerileri kısmına tekrar gelebilir. Çözülmesi gereken bir durum varsa üstüne konuşulması için 2-3 dakika ek zaman ayırabilir. Eğer bu durum 2-3 dakikada karar verilemeyecek bir konun ise ek toplantı organize edilir. Herhangi bir sorundan bağımsız olarak da ekip arkadaşınızdan ek bir toplantı talep edecekseniz bunu LION toplantısında ifade edebilirsiniz.
LION formatını maksimum verimde kullanan ekiplerin bir altın uygulaması vardır. LION’ların toplantıdan bir gece önce yazılması, ekip ile paylaşılması ve toplantıya okuyarak gelinmesi. Artık hepimiz ortak bir sanal havuz içerisinde bir dosyaya aynı anda bilgi işleyebiliyoruz. Örneğin Google Drive içerisine yerleştirilen bir excel düşünelim. Tüm ekip üyeleri, bu ortak excel içerisine kendileri için bir sayfa açarak LION toplantısında söyleyecekleri last week, issues, solutions, opportunities, next week alanlarını toplantıdan bir gece önce doldururlar. Kendi alanlarını doldurduktan sonra diğer ekip üyelerinin LION’larını okuyarak toplantıya hazır bir şekilde girerler.
Ödül ve Takdir
LION’lar tamamlandıktan sonra bir diğer ritüel ödül ve takdir paylaşımıdır. Ödül ve takdir aşamasında yine sıra ile herkese söz hakkı verilir. Her katılımcı bir önceki haftayı düşünür ve hangi ekip arkadaşını hangi davranışından dolayı takdir ettiğini ifade eder. Takdir puanlarını yazabilmek için toplantı katılımcılarının isim listesine ihtiyaç vardır ve verilen takdir, 1 puan olarak kişinin hanesine yazılır. Örneğin Deniz geçtiğimiz hafta zor bir müşteri ile aksayan bir teslimat durumunu başarı ile tamamladı, buradaki titiz iş yapışı ve durumu yönetebilme becerisinden dolayı bu hafta takdir puanımı Deniz’e veriyorum. Ve Deniz 1 puanı kapar. 🙂
Bu ritüelde takdir puanınızı verme sebebinizi açıklamanız çok önemlidir. Bu açıklama bir açıdan geri bildirimi içinde barındırır. Yaptıklarını görüyorum, onaylıyorum, takdir ediyorum bildirimidir. Takdir edilen durum açıklanmadığında bir geri bildirim olmaktan çıkar. Örneğin, “Ekin’e 1 puan veriyorum çünkü o benim en yakın arkadaşım.” doğru bir takdir cümlesi sayılmaz. Bununla birlikte “Ekin’e 1 puan veriyorum çünkü geçtiğimiz hafta benim için zor bir süreçti ve zihinsel olarak desteğe ihtiyacım olan zamanlarda yanımda olduğunu hissettim.” bir takdir cümlesi olarak kabul edilir. Çünkü kişinin duygusal zekasını kullandığı ve ekip arkadaşını desteklediği daha anlaşılır bir şekilde dile getirilmiştir.
Ödül ve takdir ritüeli için 3-4 dakika vermeniz yeterlidir.
Neyi Fark Ettim, Neyi Farklı Yapacağım? BFO’s
Son olarak yine her katılımcı o gün toplantıda fark ettiği en önemli konuyu ve o toplantıdan sonra neyi farklı yapacağını bir cümle ile ifade eder ve toplantı tamamlanır. Bu kısmı cebinizden ne ile ayrılıyorsunuz olarak da düşünebilirsiniz. Biz ActionCOACH dünyasında buna BFO’s diyoruz, “Blinding Flashes of Obvious”.
Fark edilen konu daha önce yaptığınız, bildiğiniz fakat uzun zamandır yapmadığınız ve hatırladığınız bir konu olabilir. Ekip arkadaşınızdan duyduğunuz ve dikkatinizi çeken bir konu olabilir. O toplantıda ilk defa fark ettiğiniz bir konu da olabilir.
BFO’s: Durum ne kadar zor olursa olsun titizlikle iletişim becerilerini kullanarak olayların başarılı bir şekilde sonuçlandırılabileceğini fark ettim, bu hafta iletişim konusunda daha özenli davranacağım. Bana iletişimin basit gücünü hatırlattı.
LION Toplantısı Kaç Dakika Sürer?
Tüm aşamaları tek tek ele alacak olursak;
İfade etmek isterim ki ritüeline toplamda 4 dakika, LION anlatımlarına kişi başı 3 dakika, ödül ve takdir ritüeline toplamda 4 dakika ve neyi fark ettim, neyi farklı yapacağım ritüeline toplam 4 dakika veriyoruz. Sorunlar ve çözüm önerilerine ek olarak 4 dakika verebiliriz. Eğer toplantıya 8 kişi katılıyorsa; 4+3×8+4+4+4=40 dakika içerisinde minimum zaman maksimum verim ile toplantınızı gerçekleştirebilirsiniz.
Geri kazanamayacağınız en değerli hazineniz zamanınız, onu en verimli şekilde kullanmak için yeni yöntemler denemeye açık olun. LION formatını ekip arkadaşlarınız ile paylaşın. Toplantı yönetimi süreçlerinizde bir işletme koçunun size yol gösterici olmasını istiyorsanız bizimle iletişime geçebilirsiniz.