Artık kararlı bir dağıtım süreciyle yüksek düzeyde teslimat yaparak çalışan bir ekibiniz var. İşin yönetimini sistematikleştirme ve işinizi daha ileriye taşımak için teknolojiden yararlanmanın zamanı geldi. Bu dört bölümlük dizinin üçüncü bölümü, Kuruluşunuzu sistematik hale getirmek ve uygulamayı kolaylaştırmak için teknolojiyi kullanmak.
Süreçler ve prosedürler daha büyük bir sistemin parçasıdır ve işiniz boyunca hatırlanan ve güçlendirilen adımlara sahip değilseniz, sistemler bozulacaktır. Sistemlerinizde kritik girdiler eksikse ve kapsamlı bir incelemeden yoksunsa, kuruluşunuzun temeli sallantıdadır. Tüm önlemler, adımlar ve bilgi yalnızca zihninizdeyse ve ekibinizin tamamına yayılmıyorsa, müşterilerinize nihai olarak yüksek düzeyde hitap edebilecekleri sistemleri çalıştıramazlar. Bu doğru ekibe sahip olduğunuzdan emin olmamak, yaptığınız tüm çalışmaların, teslimatınızın ve dağıtımınızın iyileştirilmesini sağlamak için yaptığınız her şeyin boşa gideceği anlamına gelir.
Başlamak için alanı daraltmalısınız. Birkaç soru sorarak başlayın.
- Her gün, her hafta ve her ay ne yapıyorum?
- Bunu ne sıklıkla yaparım?
- Her görevi yapmak ne kadar sürer?
- Hangi görevler iyi bir aktivite günü olarak kabul edilir?
- Her bir görevi nasıl yerine getiririm?
- Neden bu şekilde yapıyorum? Yapmazsam ne olur?
Süreçlerinizin ve temel görevlerinizin ne olduğuna dair bir fikriniz olduğunda, ekibinizdeki herkesle aynı egzersizi yaparsınız. İşletmeyi sahibi olmadan çalıştırma sürecini burada başlatıyoruz. İşletmenin ilk temas noktası tarafından telefonun nasıl yanıtlandığına, yönetim ekibinin planlama ve stratejiyi nasıl gerçekleştirdiğine kadar her bölümü sistematik hale getirerek, sürekliliği ve öngörülebilirliği sağlamak için işi basitleştirme ve sistematikleştirme yollarını arayın.
“Rutini sistematikleştirin istisnayı insanlaştırın”
Bu aşamada, işletme içindeki tüm sistemleri ve prosedürleri belgeleyin. İşletme sahibi, aşağıdan yukarıya ekip üyelerine rutin görevleri nasıl tamamladıklarını belgelemelerini, Günlük / Haftalık / Aylık görevlerle başlamalarını sağlar. Çoğu büyük şirketlerin halihazırda yerinde süreçleri, yapıları ve sistemleri vardır. Buradaki zorluk, bu şeyleri iyileştirmenin yanı sıra onları yeni piyasa gerçeklerine ve taleplerine uyarlamaktır.
Bu prosedürleri belgelerken fazlalığı ortadan kaldırmanın, adımları basitleştirmenin, yürütmeyi iyileştirmenin yollarını ararken, ele alınması gereken daha fazla soru vardır.
- Bu organizasyondaki en önemli süreçler nelerdir?
- Verimlilik uğruna veya müşterilerimize daha iyi hizmet verebilmek için bu süreçlerden hangisi iyileştirilmelidir?
- Organizasyon yapımız hangi şekillerde verimsizliğe, hesap verebilirlik eksikliğine, zayıf iletişime, gecikmelere, kötü müşteri hizmetlerine ve rollerin net olmamasına neden oluyor?
- Yapımızı nasıl geliştirebiliriz?
- Organizasyondaki en önemli sistemler ve teknolojiler nelerdir?
- İyileştirmek için bunlardan hangisi en yüksek öncelik olmalıdır?
Sistemlerdeki girdinizi belgelemenin birkaç yolu.
- Akış
- Evraklar
- Denetim Listeleri
- Videolar
- Sesler
- Fotoğraf
- Bilgisayar sistemleri
Hangi sistemleri incelemeli, yeniden düzenlemeli veya rafine etmelisiniz? Hepsi.
Bu alanların her biriyle başlayın.
Günlük ofis işletim sistemleri
- Telefona cevap vermek
- Postayı alma ve açma
- Ofis malzemeleri ve ekipmanlarının satın alınması ve bakımı
- Faks ve e-posta gönderme
- Gelen / giden teslimat ihtiyaçlarının üstesinden gelmek
- Verileri yedekleme ve arşivleme
Ürün geliştirme sistemleri
- Ürün geliştirmek ve yasal olarak korumak
- Ambalaj ve yardımcı malzeme geliştirme (örneğin kataloglar)
- Üretim yöntemleri ve prosedürleri geliştirmek
- Üretim maliyetlendirme ve teklif verme sürecini geliştirmek
İmalat ve envanter sistemleri
- Satış elemanlarının seçilmesi
- Sunulan ürün veya hizmet garantilerinin belirlenmesi
- Ürün veya hizmet fiyatlandırması oluşturun (perakende ve toptan)
- Envanter üretimi için yeniden sipariş sürecini oluşturma
- Ürün envanterinin alınması ve depolanması
- Fiziksel envanteri muhasebe kayıtları ile uzlaştırma
Sipariş işleme ve takip sistemleri
- Siparişleri posta, faks, telefon veya online olarak almak ve kaydetmek
- Siparişlerin yerine getirilmesi ve paketlenmesi
- Servis veya ürün teslimatından önce ayrıntıları teyit etme
- Emirleri gönderme
- Yük, kuryeler ve araçlar için yönetim sistemi
Sipariş takip sistemleri
- Faturalama ve Alacak Hesabı Sistemleri
- Müşterilere siparişler için faturalama
- Siparişler için ödeme alma ve ödeme için müşterilere kredi verme (nakit, çek veya kredi kartı)
- Kredi kontrolü ve hesap yaşının izlenmesi
- Muallak alacaklar için tahsilat sürecinin zamanında başlatılması
Müşteri Hizmetleri Sistemleri
- Stok alımı ve müşteri ödeme iadesi için iade prosedürü
- Müşteri şikayetlerine yanıt vermek
- Kusurlu ürünün değiştirilmesi veya başka bir garanti hizmetinin gerçekleştirilmesi
- Hizmet sunumunun kalitesini ve profesyonelliğini ölçün
Borç Hesabı Sistemleri
- Satın alma prosedürleri ve onayları gerekli
- Sarf malzemeleri ve envanter için ödeme süreci
- Küçük nakit
Satış ve Pazarlama Sistemleri
- Genel bir pazarlama planı oluşturun
- Promosyon malzemeleri tasarlamak ve üretmek
- Genel potansiyel müşteriler ve beklentiler geliştirmek
- Bir reklam planı oluşturmak
- Bir halkla ilişkiler planı oluşturmak
- Doğrudan posta planı oluşturma
- Bir veritabanı geliştirmek ve sürdürmek
- Bir web sitesi geliştirmek ve sürdürmek
- Satış istatistiklerinin analizi ve takibi
- Tüm potansiyel müşterilerin sayısını ve kaynağını sürekli olarak ölçün
- Her satış görevlisi için dönüşüm oranını ölçün
- Her ekip üyesi için ortalama TL satışınızı ölçün
- Kar marjlarınızın kaydını tutun
Teknoloji, sürecinizi sistematik hale getirmenize ve basitleştirmenize yardımcı olabilir. Verileri yönetmek için CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) sistemlerini araştırın; Hızlı Kitaplar ve benzeri yazılımlar, finansal raporlama konusunda size yardımcı olur ve zamanı verimli kullanmaya ve kuruluşunuzun parasından tasarruf etmenize yardımcı olacak Hootsuite gibi otomatik pazarlama dağıtım araçları. Bilgisayarlar ve telefon sistemleri eskiyse ve ihtiyaçlarınızı karşılayacak kapasitesi yoksa, yükseltmeyi düşünün. Kısa vadede yatırım yapmak, uzun vadede büyük getiriler sağlayabilir.
Büyük bir proje gibi görünüyorsa yanılmıyorsun. Profesyonel bir işletme koçunun yardımıyla projeyi mantıklı adımlarla parçalayabilirsiniz. Bir işletme koçu size liste vermez, kuruluşunuzda anlamlı değişiklikler yapmak için sizinle ve personelinizle birlikte çalışır. Onların objektif gözleri, neyi kaçırmış olabileceğinizi veya uzun süre görmekten kaçındığınızı görmenize yardımcı olacaktır.
Üçüncü Bölüm için yazılarımızı takip etmeye devam edin: Ölçme ve Değerlendirme yazımızı okumak için tıklayın.
ActionCOACH®, 25 yılı aşkın süredir işletmelere yardımcı olmaktadır ve müşterileri, işletmeleri büyütmek için mantıklı ve uygulaması kolay sistemler ve süreçler uygulamaya odaklamaktadır. Size neyi yanlış yaptığınızın bir listesini veren pahalı danışmanların aksine, bir ActionCOACH, işinizde kalıcı bir dönüşümle gerçek bir değişiklik yapmanıza yardımcı olacaktır. Dünya çapında ve yaklaşık 70 ülkede 1.000’den fazla ActionCOACH İşletme Koçu var.