Doğru bir zaman yönetimi için en son ne yaptınız? Eğer yapılacaklar listeniz fazlasıyla uzun ve sizin için önemli olmayan görevlerle doluysa, bu konuda birkaç değişiklik yapabilir ve verimliliğinizi arttırabilirsiniz.
İşiniz, yapılacaklar listenizi organize etmeye ve yönetmeye geldiğinde size yardımcı olabilecek 4 verimlilik aracından bahsedeceğiz.
İlk yapmanız gereken, ihtiyacınız olan her şeyin bir listesini yapmak. Bu liste duruma göre değiştirilebilir olmalıdır, çünkü ulaşamadığınız veya yapamadığınız birkaç şey olabilir ve onları ertesi güne ya da ertesi haftaya ertelemeniz gerekebilir. Ama burada atmanız gereken ilk adım yapmanız gereken ve ihtiyacınız olan her şeyin bir listesini yapmak.
“İhmal Edilen Görevler” Günlüğü
Yapılacaklar listenizde, öncelikleri belirlemeden önce listenizdeki ana ve devredilemez maddeleri tanımlamanız gerekir. Listenizde kesinlikle yerine getirilmesi gereken görev nedir? Eğer bu madde yapılmazsa, sonuçları çok mu kötü olur?
Listenize eklemeniz gereken bu maddelere biz “ihmal edilen görevler günlüğü” diyoruz. Bu basitçe, takvimi her elinize aldığınızda yapılması gerekenlerin sürekli tekrar ettiğini ve hiç gerçekleşmediğini görmeniz demektir. Bununla beraber, eğer yapacaklarınızı listeledikten sonra bir zaman dilimi belirlemeden bırakırsanız, gerçekleşmeme şansları artacaktır.
Bu yüzden yapmanız gerekenler için bir zaman belirleyip, belirledikten sonra size bunu hatırlatması için ekibinizden birinden yardım isteyebilirsiniz.
4 YOL GÖSTERİCİ ADIM:
Devredilemez bir faaliyeti reddettiğinizde, hangi görevi yapacağınızı seçmekle baş başa kalırsınız. Bu vermeniz gereken önemli bir karardır, çünkü bir şeyi yapmayı seçtiğinizde aynı zamanda diğerini yapmamayı seçmiş olursunuz.
Bazı insanlar, bir liste yaratıp oradaki görevler bitene kadar madde madde ilerlemenin en iyisi olduğunu düşünürler.
Bizim inancımıza göre ise, yapılacaklar listesini hazırladıktan sonra oradan hangi adımları uygulayacağınız konusunda seçici olmalısınız. Liste hazırlamanın amacı çok çalışmak ve her şeyi yapmak değildir, neyden vazgeçeceğini veya neye odaklanacağını bilmektir.
Buradaki asıl soru: “Neyin yapılacağını veya yapılmayacağını nasıl seçeceksiniz?’”. İşte, “4 Yol Gösterici Adım” burada işin içine giriyor…
1· Görevinizi kendiniz yapabilirsiniz.
2· Başka birine yetki verebilirsiniz.
3· Görevi başka bir zamana erteleyebilirsiniz.
4· Ekibinizle beraber, o görevden kurtulabilirsiniz.
Bu yapıyla çalışma şekliniz sıfırdan başlayarak ve kendinize aşağıdaki üç soruyu sorarak olmalıdır.
Soru 1: Bundan Kurtulabilir Miyim?
Yapılacaklar listesine eklediğiniz her maddeyle ilgili kendinize sormanız gereken ilk soru budur. Çünkü önemsiz ve gereksiz maddeler diğer görevlerinizden uzaklaşmanızı sağlayabilir.
Listenizden gereksiz bulduğunuz görevleri çıkarabilir misiniz? O görevlerin aslında işinize bir değer katmadığının ve iş planınız doğrultusunda hedeflerinizi gerçekleştirmeniz için size yardımcı olmadığının farkına varmanız gerekir. Ancak bu şekilde o maddeleri aklınızdan çıkarmış olursunuz.
Soru 2: Bunu Erteleyebilir Miyim?
Bir görevi listenizden çıkaramadığınızda ise kendinize şunu sormanız gerekir: Gerçekten bunu şuan yapmam gerekiyor mu, yoksa erteleyebilir miyim?
Bu görev bir sonraki haftaya, aya ya da çeyrek döneme kadar bekleyebilecek bir şey mi? Bunu şuan yaparsam gerçekten işletmemin daha hızlı hareket etmesine yardımcı olacak mı?
Eğer bu görevi sonra ya da şuan yapacak olmanız belirgin bir fark yaratmıyorsa, ertelemelisiniz.
Soru 3: Bu Yetkiyi Verebilir Miyim?
Tamam, gerçekten bu görevi o gün ya da o hafta içinde yerine getirmeniz gerekiyor. Bir sonraki adıma geçip şu soruyu sormalısınız: Bunu başka birisi yapabilir mi?
Bu yetkiyi iş ortağınıza ya da ekibinizden birine verebilir misiniz? Herhangi biri bunu sizden daha iyi yapabilir mi veya ekibinizden birine bu yetkiyi vermek sizi işinizde büyük bir sorumluluğun altına mı sokar?
Takım yönetmenin önemli kısımlarından biri de, yetkinin nasıl etkin bir şekilde verileceğinin öğrenilmesidir. Eğer daha hızlı ilerlediği için sürekli olarak işlerinizi kendiniz yapmayı istiyorsanız bu, kopuk bir takımınızın oluşmasına yol açıp, bir problem haline gelebilir. Yetenekli bir ekip sizi desteklemeden, sürdürülebilir büyümeyi sağlamanız ise neredeyse imkânsızdır.
Peki, Şimdi Sadece Uygulayın!
Eğer bu sorular yoluyla hareket etmeye başlarsanız, işlerinizde neyin öncelikli olarak yapılması gerektiği ve neyi kendinizin yapacağı konusunda sonuçlara varmış olursunuz.
Daha sonra işleriniz için belirlediğiniz zaman yönetimi günlüğünü bir kenara bırakıp, nefes almalarını sağlayıp onları canlı tutarak, daha kolay ilerleyin.
Başta kendinize bu üç soruyu sorarsanız, yapılacaklar listenizin kısa olmadığını ama işinizi ilerletebileceğiniz maddelerle dolu olduğunu göreceksiniz.
Bu sistemi, yapılacaklar listenize yeni görevler eklerken uygulayın. Çünkü zaman bizim için çok önemli ve yaptığımız işlerin, işletmemizi büyüttüğünden emin olmak isteriz!
Kaynak: http://londoncoachinggroup.com/methodology/the-4ds-productivity-tool/