Yaklaşık 60 gün önce hepimiz birdenbire, hem de hiç beklemediğimiz bir şekilde pandemiyle yüzleştik. Evlerimize o kadar hızlı kapandık ki, belki de bir gün içinde ofislerimizden taşıyabildiklerimizi alıp ev ofislerimizi hızlıca kurduk.
Ve tüm bunlar hayatımıza şimşek hızıyla daldı…
Yani normal şartlarda daha uzun süre alacak olan sanal ortamda işlerimizi yönetmeye, çok hızlı geçtik ve adapte olduk… Ve aslında şunu gördük ki sanal ortamda çalışmak o kadar da korkutucu değilmiş, hatta bazı avantajları da varmış…
Artık birçok işletme “Yeni Dünya”ya geçişlerini sürdürürken kendini pivotlayarak birçok modeli öğrenmek zorunda kalacak. Şu an birçok kişi dijital ortamda işlerini evden sürdürebilecek düzeni kurmuş durumda. Dijital olmak demek, aslına baktığınızda işinizi dünyanın neresinde olursanız olur yapabilme imkanı sağlamak demek. Ve iyi haber, dijital ortamda çalışmak günümüz insanları için çok da yabancı bir kavram değil. Bazı çalışanlar ya da iş yerleri normalde de dijital ortamda işlerine devam ediyordu ama hepimiz değil…
Az önce dijital ortamda çalışmanın avantajları olduğundan bahsetmiştik. Peki nedir bu avantajlar? Öncelikli olarak işimizi her yerde yürütebilme olanağı sağlayan bu yeni düzen ofis maliyetleri dediğimiz yüksek maliyetlerimizi minimize edecek. Yani yüksek bedeller ödediğimiz plazalardaki ofislerimize belki de artık ihtiyaç duymayacağız ve artık kira ödemek zorunda kalmayacağız. Bununla birlikte ofislerimizdeki diğer sabit giderlerimizden tasarruf edeceğiz. Yani temizlik, sabit telefon, ekibin yol, yemek kartı ödemeleri, diğer temsil giderleri gibi birçok sabit gider de ortadan kalkmış olacak.
Peki bundan sonra nasıl çalışacağız?
İlk adımımız elimizdeki “TEKNOLOJİ”yi geliştirmek!!
Teknolojimizi yani donanımlarımızı ve yazılımlarımızı güçlendirmek olmazsa olmazımız artık günümüzde….
Hatırladığımız üzere evde kal çağrısı ile evlerimize kapanmak üzere ofislerimizdeki eşyalarımızı toparlarken, taşınabilir elektronik cihazlarımız hangileriyse yanımıza onları alabildik. Birçok masa üstü bilgisayarımız maalesef ofislerimizdeki masalarımızda döneceğimiz günü bekliyor. Yani donanımlarımızı yeniden gözden geçirmemiz gereken şu dönemde; her işimizi yaparken ihtiyaç duyduğumuz her türlü teknolojik aletimizin taşınabilir, bizimle her yere gelebilecek portatif özelliğe sahip olmasının değerini fark ettik… Donanımlarımızla birlikte üzerinde durmamız gereken bir diğer konu ise kullandığımız yazılımlar…
Mutlaka hepimiz bu zamana kadar teknolojinin bize sunduğu nimetlerden faydalanabileceğimiz bazı yazılım sistemlerini seçtik, kullandık ve hala kullanıyoruz. Ama aramızda henüz yazılım konusunu masaya yatırma fırsatı olamayanlar varsa eğer bugünden itibaren hemen araştırmaya başlanılmasını tavsiye ediyorum. Çünkü artık zorundasınız… Şirketler günümüzde çabuk ve daha çevik sistemler kullanmalı çünkü akış kesintiye uğramamalı. Farklı farklı alternatifler belirlemeli, bu alternatiflerin ise kullanım kolaylığı olmasına dikkat edilmeli. Bir diğer önemli konu ise şirket sistemlerine uzaktan erişim! Uzaktan erişim söz konusu olduğunda da çok önemli bir noktaya yani “Sistem Güvenliği”nin korunmasına geliyoruz. Bunu nasıl yapacağız? Elbette ki sistemlerimizin güvenlik duvarlarını güçlendireceğiz ki şirket datamızı meraklı gözlerden, kötü niyetlilerden koruyabilelim. Şu dönemde her şirketin birer bilişim uzmanı ile çalışmasının önemini vurgulamak istiyorum…
Tabi evlerimizde kurduğumuz dijital ofislerimizde artık müşteri ziyaretlerimizi bile yerimizden kalkmadan yapar hale gelmişken, bakalım ekiplerimizi bu hızlı dönüşümde nasıl kontrol altında tutacağız?
Öncelikle neler hissettiklerine bir göz atalım isterseniz. Tabi ki “Korku ve Yalnızlık”…
“Acaba çalıştığım şirket faaliyetini sürdürebilecek mi? Acaba işimden mi olacağım? Ya hasta olursam? Ya ailemden biri hasta olursa?, Bu sürecin sonunda hala hayatta kalabilecek miyim?” gibi bir çok kaygı, hangimizi bir korku alanına sürüklemiyor, değil mi?
Ayrıca evdeki belirsizlik herkesi bir yalnızlığa sürüklüyor. Oysa ki insanlar her gün ofise gelip girdikleri diyalogla birbirlerini duygusal olarak besliyordu. Yani ofiste birarada olamamak bir çeşit besin kaynağının kesilmesine de neden oldu.
Peki bunun üstesinden nasıl gelebiliriz dediğinizi duyar gibiyim. Her gün yine normal rutinimizi gerçekleştirerek elbette ki. Yani yine biraraya geleceğiz, toplanacağız… “Huddle” yapacağız…
İngilizce “Huddle” olarak hayatımıza giren bu sözcük aslında biraraya gelmek için yapılan toplantılar anlamına gelmektedir. Biz günde üç buluşma tavsiye ediyoruz.
Güne her sabah “Merhaba” buluşması ile başlıyoruz. İşte bu, günün en önemli buluşması!! Çünkü evdeki çalışanlarımızın saat kaçta kalktığını, ne giydiğini, ne yaptığını takip etmekte güçlük çekiyoruz, normal olarak. Sabah buluşmalarıyla hem herkesin zamanında işinin başında olmasını sağlıyoruz hem de ekibimizi oluşturan her bireyin motivasyonunu yükseltiyoruz. Birbirlerini görüp, ofisteki gibi bir araya gelen ekibimizin iş motivasyonuna girmelerini kolaylaştırabiliyoruz. Öğlen ve akşam buluşmalarını ise; öğle yemeği sırasında ve akşam işten çıkmadan önce yaptıkları sohbet rutini olan çalışanlarımızın aynı rutini devam etmelerini sağlamak için gerçekleştiriyoruz.
Yani günlük buluşmalar ile insanların hala bir arada olduklarını hissetmelerini sağlıyoruz.
Evet artık dijital bir dünyada yaşasak da hala yönetmemiz gereken ekiplerimiz var ve uzaktan onları yönetmek daha zor!! Uygulama yöntemlerimizde de bazı şeyleri farklı yapmamız gerektiğinden de kuşkumuz yok. Peki neyi farklı yapacağız?
Bunu üç bölümde inceleyeceğiz:
- Yönetim
- Sistem
- Planlama
Bugün ve bundan sonraki yeni normalimizin yükselen trendi MİKRO YÖNETİM… Yani çalışanlarımızı yetkin ve üretken insanlar haline getirebilmek.
Mikro Yönetici; eğitmendir, öğretmendir, mentordur, koçtur… Çalışanlarımıza, sorumlu oldukları görevlerde yapmaları gereken işleri tam olarak öğretmektir…
Eğer hala “Süper kahraman” ya da “kapım herkese açık” yönetim tarzına devam ediyorsanız, hemen bugün şu an vazgeçin… Çünkü bugün mikro yönetim tarzını benimsemeyenlerin, ekiplerinin ve işinin kontrolünü elinde tutması belki de imkansız hale gelecek.
O halde; çalışanlarımızı nasıl yetkin kılacağız? Elbette ki, kötü yönetici sorularıyla değil, İyi yönetici sorularını sormayı öğrenerek…. Güçlü sorular sorma becerilerinizi geliştirmek buradaki en kritik noktalardan biri. Sorularınıza verdikleri cevaplarla sonucu nasıl bulacaklarını öğrenecekler ve aslında sizin işi nasıl çözdüğünüzün yolunu kavratacaksınız.
İlk adımda, ileriyi düşünmelerini sağlamamız gerek (Sence ne yapılması gerek?)
İkinci adım, zamana odaklamak örneğin “Bunun müşteriye 10 dk içinde iletilmesi için ne yapmalıyız?”
Ardından konunun nasıl detaylandıracağına odaklamak; “10 dk içinde bunu müşteriye ulaştırmak için yapılması gerek 3 şeyi söyler misin?” gibi…
Yani adım adım planlatmak… Soru sorarak odaklayıp düşünmelerini sağlamak.. Yolu belli etmeden göstererek onları yetkin hale getiriyoruz, çözüm için iz sürme becerisi veriyoruz.
Size getirdikleri sorunları (eğer hayati değil ise) pazartesi sabah toplantılarında iletmelerini istemek aslında o güne kadar sorunları büyük ölçüde çözerek size gelmelerini sağlayacak. Yani acil olan ve acil olmayan kavramını da ayırt edebilmeyi öğrenecekler.
“Neden” kelimesiyle başlayan sorulardan kaçınmak ise size bahanelerle gelmelerinin önüne set çekecek.
Verimliliği arttırmak için de yine yönetim sistemlerini kullanıyoruz.
1- Günlük yapılacaklar listesi: Ekiptekiler her akşam birgün sonraki işlerini el yazısı ile yazacaklar.
2- Timelog tutulması: Günlük yaptıkları işlerin hangi zaman aralığına yayıldığını takip edebilmek aslında zaman planlamasını doğru yapıp yapamadıklarını görmemizi sağlayacaktır.
3- LION Toplantıları:
L – Last week/geçen hafta neler yaptım? Herkes 10’ar dk. Bir önceki hafta neler yaptığını anlatır. Aslına bakarsanız bu 10’ar dk anlattıkları onların KPI’ından başka bir şey değil…
I – Issues yani yaşadıkları sorunları neydi? Bu işi yaparken hangi zorluklarla karşılaştılar.
O – Opportunities/fırsatlar: Önümüzdeki fırsatlar neler?
N – Next Week, önümüzdeki hafta neler yapacakları konuşuluyor.
4- Birebir görüşmeler: Perşembe günleri ekibinizdeki kişilerle birebir görüşmeler yapın. Çünkü genellikle işlerin %80’i Perşembe günü bitmiş olur. Herhangi bir düzeltme gereksinimi varsa Perşembe günü teke tek görüşmelerde bunu fark edebilirsiniz. Böylelikle yetkinliklerini geliştirmek için fırsat bulmuş olursunuz.
5- Checklist’lerinizi oluşturun: Ne zaman bir şey sistematik hale gelirse işimiz kolaylaşır. Çalışanlarınızın işlerini belli bazı reçetelerle yapmasını sağlayıp rahatlatın.
6- 90 Günlük Planlama: Planlama nedir? Bir yıl içerisinde nerede olacağımızı hedef koymak, hedeflerimize ulaşabilmek için bunu adım adım kurgulayabilmemiz demek. 90 günlük planlama ise yıl sonu hedeflerimize ulaşabilmek için yılın her çeyreğinde atmamız gereken adımları içerir.
Aslında görüldüğü gibi dijital ortamda işimizi ve ekiplerimizi kontrol etmek zor olduğu gibi imkansız da değil. Yukarıda bir araya getirdiğimiz Yönetim, Sistem ve Planlama adımlarını takip ettiğimizde yeni normaldeki yeni çalışma şartlarımızı kurgulamış oluruz.
Geç kalmadan aksiyon almanın tam zamanı…
Devrim Cin Güney
ActionCOACH İşletme Koçu