İş dünyası COVID 19 Global Pandemi’nin getirdiği yeni normlara uyum sağlamaya devam ettikçe, dijital çalışma, sanal toplantılar ve uzaktan işbirlikçi teknolojilerdeki artışın her zamanki gibi işin bir parçası olarak kalacağı açıktır. Çalışanlara, tedarikçilere, müşterilere yeni ve etkili bir şekilde ulaşmak, dijital toplantılar yapmak ve katılmak, uzak ortamlardan çalışmak konularında bilgili olmamız gerekiyor.
İşletmelerin yakın gelecekteki teknolojik ihtiyaçlarının ve mevcut ihtiyaçlarının değerlendirilmesinin gerektiğinin altını çiziyoruz. Kuruluşunuzun kriz ve değişim zamanlarında sadece hayatta kalmayıp gelişmesi için de ne tür araç ve altyapı değişikliklerine ihtiyacı olacak?
Hadi başlayalım…
- Bilgisayar monitörleri, web kameraları, kulaklıklar ve mikrofonların kalitesini kontrol edin ve envanter kontrol edin.
- İnternet sinyalinizin gücünü ve WIFI kullanılabilirliğini kontrol edin.
- Çalışma ekipleri uzak ortamlardayken check-in’leri, ekip toplantı programlarını ve beklentileri içeren uzaktan çalışma kurallarına veya prosedürlerine yazılı olarak sahip olduğunuzdan emin olun.
Ayrıca, ekiplerinizin ve paydaşlarınızın bağlantı kurabileceğinden, işbirliği yapabileceğinden emin olmak için ihtiyaç duyacağınız araçlara ve yazılıma erişmeniz gerekir. Çalışmayı bölümlere veya kategorilere ayırın. THECOUCHMANAGER.com ile ilgili yeni bir makalede ihtiyaçlarınızı değerlendirme yolları vardır. Takımların verimli ve etkili bir şekilde çalışmasını sağlamak için ek dijital veya uzaktan çalışan araçlara ihtiyaç duyabilecek çalışma bölümleri aşağıdadır.
İşbirliği ve Bilgi Paylaşımı Araçları
- Proje Yönetim Araçları ve Zaman Takip Araçları
- Belge Depolama, Birlikte Oluşturma ve Dosya Paylaşma Araçları
- Video ve Ses araçlarını içeren Toplantı ve Konferans Araçları
- Anlık Mesajlaşma Araçları
- Sosyal Medya Araçları
- Zamanlama ve Takvim Araçları
- Sanal Oyunlar
Toplantılarınız, konferanslarınız veya web seminerleriniz için bir platform seçerken, “gerçek zamanlı” demolar yaptığınızdan ve ekiplerinizin yayınlanmadan önce rahat ve iyi eğitimli olduğundan emin olun. Büyük ölçekli dijital aktivitelere hazırlık için pratik yapın, ve toplantıları test edin. Kullanmak istediğiniz görsellerin net olduğundan, arka planların (kamera çekimlerinde herhangi biri) rahatsız edici olmadığından emin olun, görsel ve işitsel ihtiyaçların karşılanması için aydınlatma seviyelerinizi ve ses kalitenizi kontrol edin.
Ek olarak, çevre ve lojistik ihtiyaçlarını dikkate aldığınızdan emin olun;
- Açık bir gündem oluşturun.
- Katılımcıların daha iyi hazırlanabilmesi için toplantı öncesinde materyal göndermeyi düşünün.
- “Katılım kuralları” toplantısının oluşturulması, mikrofonların sesinin kapatılması gerektiğinde vb katılımcıların nasıl soru sorabileceğini belirtin.
- Süreyi yönetebilecek, slayt sunumlarını ilerletebilecek, soru ve cevap dönemlerini yönetebilecek ve toplantı bittikten sonra kayıtlar, materyaller gibi takip önlemleri gönderebilecek bir toplantıya sahip olmayı veya atamayı düşünün.
Sunucular, dijital toplantılarda etkili olduklarından emin olmak için en iyi uygulamaları takip edebilirler. Çok desenli veya sarsıcı renkler giymekten kaçının (Örnek: Neon renkleri, kareli, kontrol veya büyük desenli çiçek vb.). Çoğu dijital toplantının sadece vücudun üst yarısını yakaladığını unutmayın, bu nedenle iyi bir duruş önemlidir. Kötü konumlandırılmış kameralar, kameraya çok yakın veya çok uzakta oturmak, sakız çiğnemek veya bir şeyler yemek, kalem veya kağıtla oynamak, mesajı izleyicilere iletmeyi ve katılımcılarınızın algılamasını çok zor hale getirebilir. Toplantı akışınızı karıştırın. Hareketli görseller kullanın, anket, yuvarlak masa, Soru ve Cevap periyotlarını sunumunuza ekleyin ve monotonluğu ortadan kaldırın.
Haber sunucusu gibi düşünün. Renkleri tek ve düz tutun. Mavi, monitörler için harika bir renktir ve gözler için de bakması rahattır. Sununuz sırasında mırıldanmayın, değişik sesler çıkarmamaya çalışın veya takılmamanız için minimal aksesuarlar takın. Hareketlerinizi yavaş ve minimal tutun. Ek olarak kıpır kıpır ve sürekli hareketli olmak dikkat dağıtıcı olabilir. Katılımcıların içeriği kolayca sindirebilmeleri için görsellerinizin yeterince geniş ve net olduğundan emin olun.
Dijital toplantıların bazı benzersiz gereksinimleri vardır, ancak ilkelerin çoğu kişisel toplantılarda veya konferanslardaki ile aynıdır. Sanal etkileşimleri daha etkili ve verimli hale getirmek için;
- Hazırlıklı olun
- İyi bir dinleyici olun
- İnsanların zamanına saygı duyun ve ara vermeyin
- Zaman çizelgeleri veya zaman çerçeveleri oluşturmaya devam edin
- Dikkatli olun
- Etkileşimli ve yanıt vermeye hazır kalabilmeniz için ana hatlara konsantre olun, birçok görevi aynı anda yapmaya çalışmayın.
Çalışma ortamlarımızda değişiklikler yaptığımızda, teknolojiyi kullandığımızda ve en iyi uygulamaları izlediğimizde dijital etkileşimlerimiz mümkün olduğunca verimli olacaktır. Dijital toplantılar, konferanslar ve web seminerleri artık istisna yerine kural olabilir. ‘Dijitalleşme’ sanatında ustalaşmak size gerçek bir başarı sağlayacaktır.
Kaynakça
https://www.thecouchmanager.com/the-ultimate-list-of-virtual-team-technology-tools/
https://www.actioncoach.com/blog/virtually-we-go/