Yazılı iş planı oluşturmanın önemi nedir, etkili bir planlama nasıl hazırlanır, kimler iş planından sorumludur, yazılı bir iş planı içerisinde neler yer almalıdır gibi birçok konuyu içeren bu yazıyı tüm yönetici ve liderler için oluşturduk. İşini büyütmek, sürdürülebilir bir kazanç ve başarı elde etmek isteyen için çok faydalı olacağını düşündüğümüz bu yazıyı hemen okuyun.
İş Planı Nedir?
Vikipedia İş Planını nedir sorusunu aşağıdaki gibi açıklıyor.
İş planı, bir işletmenin hedeflerini, bu hedeflere ulaşma yöntemlerini ve hedeflere ulaşmak için gereken zaman dilimini içeren resmi yazılı bir belgedir. Aynı zamanda işletmenin doğasını, kuruluşla ilgili arka plan bilgilerini, kuruluşun finansal projeksiyonlarını da açıklar. Banka kredisi veya başka tür bir finansman elde etmek için genellikle yazılı iş planları gereklidir.
Koçluk dünyasında iş planına bir tanım yapacak olursak:
Hazırlanması zaman ve emek yatırımı içeren bununla beraber hazırlandıktan ve en azından %70’i uygulandıktan sonra yüksek oranda kâr ve verim elde etmenizi sağlayan, daima büyümeyi hedefleyen tüm işletme sahiplerinin kullanması gereken yönetim aracına, yazılı iş planı denir.
Neden Yazılı Bir İş Planı Hazırlanmalıdır?
Öncelikle dikkat edilmesini istediğimiz ilk nokta bir planı sadece düşünmek ile bu düşünceleri yazılı bir iş planı haline dönüştürmek arasında büyük bir fark olduğudur. Yazılmayan hedeflerin gerçekleşme yüzdesi oldukça düşüktür ve sadece düşünerek büyük hadeflere ulaşmayı beklemek bir hayalden ibarettir. İnsanların yüzde 60’ı kararlarından altı ay içinde, yüzde 25’i de 7 gün içinde vazgeçiyor. Peki hedefini başarı ile gerçekleştiren % 15’in sırrı nedir?
California’daki Dominik Üniversitesi’nde psikoloji profesörü Dr. Gail Matthews, yaklaşık 270 katılımcıyla hedef belirleme üzerine yaptığı araştırmada hedeflerini yazanların, hedeflerine ulaşma olasılığınız yüzde 42 daha fazla olduğunu açıklıyor.
Birçok şirket sahibi ve işletmeci, zarar etmediğini ve işlerin yolunda gittiğini düşünerek yazılı bir iş planı oluşturmayı külfet bir iş olarak görüyor ve yazılı bir iş planı oluşturmuyorlar. Bununla beraber değişken bir dünyada yaşadığımızı ve işlerin her zaman aynı düzende gitmediğini de biliyorlar.
Plan yapmayı erteleyenler için üzücü haber sadece kâr zarar oranına bakmak işletmeyi büyütmek, geliştirmek hatta hayatta tutmak için yeterli değildir. İşteki başarı; ekonomideki değişiklikler, tüketici davranışlarındaki değişiklikler, teknolojinin gelişmesi, rekabetin artması, çalışan bağlılığının azalması, arz-talepteki değişimler gibi birçok farklı değişkenin etkisi altındadır. Değişkenlerin bazılarını siz yönetemeyebilirsiniz bununla beraber gidişatlarını izleyerek işinizi geliştirebilirsiniz. Değişkenleri izleyerek riskleri görebilir önlem alıp şirketi zarar etmekten kurtarabilirsiniz ya da fırsatları görüp yeni kararları uygulamaya geçirerek işinizi tahmin ettiğinizden daha hızlı büyütebilirsiniz. Ve bunların hepsini ancak hedeflerinizi yani iş planınızı yazarak yapabilirsiniz.
Herkes ne yapacağını ne zaman yapacağını biliyor ya da bilmeli yanılgısı.
Yeni bir projeyi hayata geçirmeye hazırlanıyor ya da yeni bir sistem kullanmaya hazırlanıyorsanız mutlaka iş planınızı oluşturmalısınız. Çalışandan, yeni bir iş akışını, belirlenen zaman dilimlerini sürekli aklında tutmasını beklemek ya da yöneticisi olarak micro yönetimle onu sürekli yönlendirmeye ve takip etmeye çalışmak projeyi başarısızlığa sürükleyecektir. Yazılı bir iş planı hazırladığınızda birçok projeyi aynı anda yapabilirsiniz. Bu yazılı plan sayesinde yapılması gerekenler, yapan kişiler, ne zaman yapacakları, görevin nasıl ölçümleneceği, nasıl takip edileceği tüm ekip tarafından net bir şekilde görülür ve tüm işlerden en yüksek seviyede verim alınır.
İşletmemin hedefleri var, herkes ne yapması gerektiğini biliyor diyorsanız bundan sonrası belirlenen aksiyonları hayata geçirmek, takip etmek ve ölçümlemektir. Ölçümlemeniz, değerlendirmeniz, takip etmeniz şarttır. Yoksa işletmenin başarısı insan gücünün yeterliliğine ve şansın her zaman yaver gitmesine kalır. Ölçümleme süreci de iş planına dahil olmalıdır. Sonuçta planı yapıp bırakmıyorsunuz değil mi? Aksiyonları hayata geçirmeli ve gidişatın nasıl olduğunu ölçümlemelisiniz ki böylece bir sonraki adımınıza karar verebilesiniz.
Kısaca tıkır tıkır işleyen, ticari, kârlı büyüyen bir işletmeye sahip olmak istiyorsanız. İşleri şansa bırakmamalı yazılı bir iş planı oluşturmayı ve kullanmayı alışkanlık haline getirmelisiniz.
Ayrıca dış kaynaklı bir finansman desteği arıyorsanız, örneğin bir yatırımcı ile görüşmeniz esnasında yine mutlaka sağlam bir iş planına sahip olmalısınız. Aksi takdirde, gelecek 90 gününü dahi planlamamış bir işletme işin kimse yatırım yapmayacaktır.
İş Planı Ne Zaman Ve Ne Sıklıkla Yapılmalıdır?
Başarılı birçok yönetici 1 yıllık hatta 5 yıllık iş planı yapma alışkanlığına sahipler. Bununla beraber dünya eskisine göre çok hızlı değişiyor ve işletmeciler ilerleyen aylarda hedefleri aynı kalsa dahi aksiyonlarını değiştirmek zorunda kalabiliyorlar. Bunun için 1 yıllık, 5 yıllık ve 10 yıllık hedeflere ek olarak 3 aylık yazılı iş planı oluşturmak ve bu iş planı oluşturma prosedürünü her çeyrekte tekrar etmek en uygulanabilir ve etkili olanıdır.
İstikrarlı, esnek ve sürdürülebilir bir başarıya sahip olmak için her üç ayda bir 90 günlük yazılı iş planı oluşturmak gerekir.
Aralık ayında gelecek 90 gün için geçmiş çeyrek değerlendirilmeli ve Ocak, Şubat, Mart ayları için hedefler, aksiyonlar belirlenmelidir. Mart ayında geçmiş 90 gün değerlendirilmeli ve ikinci bir 90 günlük iş planı oluşturularak Nisan, Mayıs, Haziran aylarının hedefleri ve aksiyonları belirlenmelidir. Haziran ayında geçmiş 90 gün değerlendirilmeli ve Temmuz, Ağustos, Eylül aylarının hedef ve aksiyonları belirlenmelidir. Eylül ayında geçmiş 90 gün değerlendirilmeli ve Ekim, Kasım, Aralık aylarının hedef ve aksiyonları belirlenmelidir. Ve en önemlisi tekrar Aralık ayında tüm yılı kapsamlı bir şekilde değerlendirdikten sonra gelecek yılın Ocak, Şubat ve Mart ayları için hedef ve aksiyonları belirlemelidir.
Yazılı İş Planını Kim Ya Da Kimler Oluşturmalıdır?
Yazılı bir iş planına tüm yöneticiler, küçük ve orta büyüklükteki tüm işletme sahipleri ve yeni bir iş geliştirmekte olan tüm startuplar sahip olmalıdır. Ek olarak yazılı bir iş planı oluşturmanın sorumluluğu sadece yönetcilere ve işletme sahiplerine ait değildir. İşletme bir bütündür ve hedefler doğrultusunda 90 günlük süreçte var olması gereken tüm departmanlar, planlamada görev almalıdır.
Kısaca yöneticilerle birlikte tüm çalışanlar da bir iş planı oluşturma sürecini sahiplenmelidir. İşteki her çalışanın gelecek aksiyonlarını net, ölçülebilir, uygulanabilir, bir zaman çerçevesi dahilinde ve gerçekçi olarak görmesi planın en yüksek verimde hayata geçmesini sağlayacaktır.
90 günlük iş planı oluştururken en önemli hazırlık aşamaları ölçümleme ve geçmiş durumu değerlendirmedir. Bu aşamalarda yine çalışanların, kendi geçmiş aksiyonlarını ölçüp değerlendirebilmesi ve ekibine, yöneticisine sunabilmesi çok önemlidir. İşletmenin başarısına etki eden tüm çıktıların ve yapılan aksiyonların birleştirilmesi ve değerlendirmesi şirketinizi 360 derece görmenizi sağlayacaktır.
90 günlük yazılı bir iş planını bir yönetici tek başına oluşturmuş olsa dahi uygulanabilir ve sürdürlebilir olması için ilgili çalışanları ile birlikte üstünde çalışmalı ve planın gidişatını takip etmelidir.
Yazılı Bir İş Planı Oluşturmanın Ön Hazırlığı Nelerden Oluşur?
Gelecek 90 gün için yazılı bir iş planı hazırlamadan önce mutlaka geçmişe ve şu an elde var olanlara bakılmalıdır. Tıpkı yemek pişirmeye hazırlanmak gibi. Gerekli malzemeleri kontrol etmek, son kullanma tarihlerine bakmak, ocak tüpünün bitme süresini öngörmek ve yemek pişirenin bireysel hazır bulunuşluğuna bakmak vb. Peki işletmeler ön hazırlık aşamasından neler yapabilirler?
İşletmeniz İçin SWOT Analizi Yapmak
İşletmenize, SWOT Analizi yaparak işte sahip olduğunuz güçlü yanları, gelişime açık yanları, fırsatları ve karşılaşabileceğiniz olası tehditleri görebilirsiniz. Tehditleri gördükten sonra işletmenizin güçlü yanlarını kullanarak olası riskleri azaltabilir, gelişime açık yanlarınızı iyileştirerek daha sağlam bir organizasyona dönüşebilirsiniz. Tüm yanları gördükten sonra karşılaştığınız fırsatlar karşısında daha hızlı ve cesur adımlar atıp tahmininizin üstünde kazanç elde edebilirsiniz.
İşletmenizin SWOT Analizinde çoğunlukla rakamları değil sahip olduğunuz nitelikleri göreceksiniz. İşletmenizdeki somut rakamlara, sahip olduğunuz nitelikler ve alacağınız aksiyonlar aracılığı ile ulaşcağınızı asla unutmayınız.
Örneğin işletmenizin güçlü yanı esnek oluşu ve çeşit barındırması olsun. Siz organizasyon olarak tek tip bir ürüne takılıp bütün süreçlerinizi tek ürün üstünden ilerletirseniz, kendi potansiyelinizi en verimli şekilde kullanmamış olursunuz. Bir diğer örnek, tehdit oluşturan ve geliştirmeniz gereken özelliğinizin hız olduğunu varsayalım. Eğer siz sistemler oluşturmayı planlarınız arasına almadıysanız, 7/24 çalışsanız dahi hız konusunda tehditleri savuşturmada başarısız olma olasılığınız yüksek olacaktır. Sistemini kuran hızını yükseltir, rakipleri sollar ve öne geçer.
Küçük ama bununla beraber işinizin başarısı ve geleceği için çok etkili olan bu stratejik aracı planlamanızdan önce mutlaka kullanın. İşletme SWOT Analizi Rehberini indirme için buraya tıklayınız.
Finansal Tabloların Hazırlığı
Finansal tablolarınızı oluşturma süreciniz, gelecek iş hedeflerinizi yazmaya başlamadan önce muhakkak üstünde çalışmanız gereken bir aşamadır. Gelir tablosunun, nakit akışının ve bilançoların gösterdiği rakamlar iş planının temelini oluşturur. Başlangıç noktanız nedir? Şirketinizin şu anki mevcut finansal durumunu net bir tablo ile çıkartın. 90 günün sonunda ulaşmak istediğiniz kâr ve nakit hedeflerinizi yazın.
Ne zaman ne kadar satış yapmayı öngörüyorsunuz, ürünlerin/hizmetlerin fiyatları neler olacak, müşteriler bu ödemeyi ne zaman yapacak?
Kârınızı Artırmanın 5 Adımı e-kitabında da yer alan 5 Adım Metodolojisini inceleyerek, istediğiniz kâra ulaşmak için hangi parametreler üstünde çalışmanız gerektiğini kolaylıkla görebilirsiniz.
Kârınızı Artırmanın 5 Adımı e-kitabını indirmek için tıklayınız.
Bir Önceki Dönemin Faaliyetlerinin İncelenmesi
Sayılara ek olarak geçmiş dönemde aldığınız aksiyonları da ana hatları ile yazmanız gelecek hedeflerinizi belirlemenizde çok faydalı olacaktır.
Bazı dönemlerde çalışanlar bir alana yönelir ve sürekli bu alanda çalışmalar yapar. Aynı alanda uzun süre yapılan çalışmalar gerekli ve faydalı olabilir bununla beraber her 90 günde bir işletmeye uçtan uca bakarak süreçte atlanan ya da üstünde daha az efor sarf edilen aksiyonların farkında olmak önemlidir.
Örneğin satış süreci öncesi ve satış sürecindeki aksiyonlar üstünde iyileştirmeler yapmış olabilirsiniz. Bu gelişmelere oranla satışlarınız artmış olabilir ama işler bu noktada bitmez satış sonrası sürece de odaklanmak gerekir. Bu alanda alacağınız yeni aksiyonlar dönüşüm oranınız için mükemmel etkiler yaratcaktır.
Satış sonrası süreçte iyileştirilmesi gereken pürüzlü bir kısım varsa müşterilerin tekrar satın alma yüzdesi düşecektir. Bu durumda sürekli yeni müşteri bulmak için tekrar kaynak yatırımı yapmanız gerekecektir. Geniş bir bakış açısı ile işletmenizin durumunu her 90 gün ele almış olasanız aksiyonlar ve iyileştirmeler ile ilgili bu durumun farkına vararak ön satışa değil satış sonrası süreçlere odaklanabilirsiniz.
İşletmenizdeki faaliyetleri uçtan uca inceleyerek en çok hangi alana odaklandığınızı, bir sonraki aşamada da hangi alana odaklanmanızın daha faydalı olacağını görebilirsiniz.
90 Günlük Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi
90 günün sonunda nelere sahip olmayı hedefliyorsunuz, peki ya bu hedefe ulaşacak stratejiniz nedir?
Bir ana hedefiniz olabilir bununla birlikte bu ana hedefe farklı yollarla farklı alt hedeflerle ulaşabilirsiniz. Örneğin 90 günün sonunda işlem adedinizi %5 artırmak istiyorsunuz. Bunun için potansiyel müşteri sayınızı artırmaya ya da müşteri dönüşüm oranını artırmaya odaklanabilirsiniz. Bir ana hedef altında iki alt hedef olarak bu iki konuyu da ele alabilirsiniz. Ama öncelikli olarak işletmenizi büyütmek için hangi ana hedefler üstünde yoğunlaşacağınızı belirlemeniz gerekecektir. Ana hedeflerinizi belirlerken SMART bir hedef olmasına özellikle dikkat ediniz.
Birkaç hatalı örnek:
- Kârımı artırmak istiyorum. X (Ne zaman? Ne kadar?)
- Yeni teknolojik sistemleri işime entegre etmek istiyorum. X (Hangi alana? Ne için?)
- Ekibimi büyütmek istiyorum. X (Hangi alanda, hangi pozisyonda kaç elemana ihtiyaç var?)
Planlamada yer alan tüm hedefler; net, ölçülebilir, gerçekçi, bir zaman aralığı olan ve ulaşılabilir yani SMART olmalıdır.
SMART Hedef e-kitapçığını indirmek için buraya tıklayınız.
İş Planında Yer Alabilecek Konular Nelerdir?
Nakit yönetimi, zaman yönetimi, tedarik süreçleri, teslimat süreçleri, pazarlama, ekip yönetimi, eğitim, ölçme ve değerlendirme süreçleri, sistem oluşturma, teknolojik gelişmeler, liderlik gibi iş başarınızı doğrudan ya da dolaylı etkilecek konular iş planınız içerisinde yer alabilir.
Sürdürülebilir bir başarı için gereken yazılı iş planınıza, ActionCOACH İşletme Koçunuzun rehberliğinde planlama kitapçığınız ile birlikte GrowthCLUB 90 Günlük İş Planı Oluşturma Çalıştayında katılarak sahip olabilirsiniz. Her 90 günde bir online olarak yaptığımız GrowtCLUB 90 günlük İş Planı Oluşturma Çalıştayı ile ilgili daha fazla bilgi almak için buraya tıklayınız. Büyüyen işletmeler kulübüde siz de katılınız.
