Zaman yönetimi konusunda bir formül ile tanışmaya ve hemen kullanmaya başlayamaya hazır mısınız? Konumuz zaman, hepimize eşit derece de sunulan biriktiremediğimiz bununla beraber doğru zaman yönetimi teknikleri ile verimli kullanabildiğimiz değerli kavram.
Sabah kalktığınızda gün içinde yapmanız gereken çok şey olduğunu düşünürsünüz. Bütün gün harıl harıl çalışırsınız. Zamanın nasıl geçtiğini anlamazsınız. Akşam olduğunda gerçekten çok yorulmuşsunuzdur ama hala yaptıklarınız sizi tam olarak tatmin etmez. Neden biliyor musunuz? Çünkü sizi asıl ileriye götürecek, acil olmayan ama çok önemli işlerinize yine zaman ayırmamış ya da ertelemiş olabilir misiniz?
Ya da tam tersi. Gün içinde zamanınızı sadece bir iki konuya ayırıp bitirdiğiniz işler, akşam size büyük huzur verir. Geride yapamadığınız onlarca iş olmasına rağmen. Bilirsiniz ki, sizi gelecek hedeflerinize taşıyan büyük iş başarmışsınızdır. Diğer küçük işler nasılsa bir şekilde yapılır.
Siz de zamanım yok diyenlerden misiniz?
Çoğumuz zamanın hiçbir şeye yetmediğinden yakınır dururuz. Halbuki; zaman hepimize eşit olarak dağıtılmış tek kaynaktır. Bill Gates de her gün hesabında 24 saat ile güne merhaba diyor. Evi bile olmadığı için sokaklarda yaşayan insanlar da. Ne oluyor da zaman kimilerini ödüllendirirken, kimilerini cezalandırıyor?
- ‘Spor yapmayı çok istiyorum ama zamanım yok.’
- ‘Yemeğe çıkacak zamanım yok, dışarıdan söyleyelim.’
- ‘Zamanım olsaydı bir hafta tatile giderdim.’
- ‘Zamanın nasıl geçtiğini anlamadım.’
Bu sözler size de tanıdık geliyor mu?
Zamanı yönetmenin mümkün olmadığını ancak kendimizi disipline edebileceğimizi farkettiğimizde onu daha etkili kullanmaya başlıyoruz. Kendimizi nasıl disipline edeceğiz? Nereden başlayacağız?
Zaman yönetimi için bir formül: Eisenhower Matrisi
Gelin öncelikle aklınızda yapılacak ne varsa hepsini alt alta listeleyelim. Büyük küçük fark etmez, her şeyi yazarak başlayalım.
Sonra teker teker şu iki soruyu soralım?
- Bu iş acil mi?
- Bu iş önemli mi?
Listedeki işleri, verdiğiniz cevaplara göre şu şekilde önceliklendirelim:
- Acil ve önemli işlerinizi hemen yapın.
- Acil olmayan önemli işlerinizi ne zaman yapacağınızı belirleyin.
- Acil olan, önemli olmayan işlerinizi devredin.
- Acil olmayan, önemli olmayan işlerinizi iptal edin.
Haftada kaç saat çalışıyorsunuz? Bunu belirledikten sonra çalışmaya ayırdığınız zamanın %60’ını acil ve önemli işlere, %20’sini ise acil olmayan ama önemli işlere ayırın. Zaman planı yaptığınızda ve bu plana uyduğunuzda kontrol sizin elinizde olacaktır.
Eisenhower Matrisi olarak bilen bu değerlendirme sayesinde zamanınızı daha etkili kullandığınızı fark edeceksiniz.
Zaman yönetimi için bir teknik: Pomodoro Tekniği
Acil ve önemli işlerimizi belirledik. Birçoğumuzun şikayet ettiği konulardan biri de bu işleri yaparken odaklanamamaktır. Bu konuda işinizi çok kolaylaştıracak POMODORO tekniğini muhakkak deneyin. Bu teknik der ki:
Bir işe başladığınız zaman saatinizi kurun ve sadece o işe odaklanın. Tüm dikkat dağıtıcılardan uzak durun. 25 dakika hiç ara vermeden sadece o işle uğraşın. Sonra 5 dakika mola verin. Bu döngüyü 3 kez tekrar ettikten sonra son 25 dakikalık çalışmanızı da yapın ve 30 dakika mola verin. Bu şekilde çok fazla iş bitirdiğinize siz de hayret edeceksiniz. Deneyin ve görün.
Unutmayınız! Zamanınızı kullanırken ne kadar disiplinli olursanız, istediğiniz her şeye yetecek kadar zaman yaratabilirsiniz. Siz onu verimli kullanmazsanız, sizin yerinize muhakkak başkaları kullanacaktır.
Çok ünlü bir iş insanına sormuşlar: 1 yıl mı istersin, 1 milyon dolar mı?
Cevap: 1 yıl. Ben bu kadar zamanda daha çok para kazanırım.
Bol bereketli zamanlarınız olsun.
Sevgiyle kalın.
Gülfidan Bereket
ActioncOACH – İşletme Koçu