Doğru oluşturulmuş bir ekip çalışması, işinizde ulaşmak istediğiniz her noktaya sizi başarı ile götürür. Zayıf bağları olan, süreçlere yetemeyen bir ekip ise var olan işinizde prestij kaybetmenize hatta zarar etmenize dahi sebep olabilir.
Tüm işleri işletme sahibi olarak çok iyi biliyor olabilirsiniz bununla beraber her şeyi tek başınıza yapmanız yorucu ve verimsizdir. Oysa doğru oluşturulmuş uyumlu bir ekip çalışması ile başarılı, yaratıcı ve sürdürülebilir işlere imza atabilirsiniz. Şu an işinizi tek başınıza ya da birkaç çalışanınız ile birlikte kusursuz bir şekilde yapıyorken işletmenizi büyütmek istiyorsanız ilk üstünde çalışacağınız alan ekibinizi büyütmek olacaktır. Başarılı bir ekip çalışması sistematiği inşa etmek istiyorsanız Kazanan Takımların 6 Anahtarını öğrenin ve her bir aşamasını şirket kültürünüz haline dönüştürün.
“Ekip, birlikte çalışan bir grup insan değildir. Ekip, birbirine güvenen bir grup insandır.” Simon Sinek
Başarılı bir ekip çalışması kültürü oluşturmak için öncelikle doğru ekibi kurmanız yani uygun insanları işe almanız gerekiyor. İşe alım süreçlerinde dikkat etmeniz gereken noktaları bir diğer yazımızdan inceleyebilirsiniz. Uygun kişileri işe aldıktan sonra kazanan takımların 6 anahtarını ekibinize aşılayın.
İlginizi çekebilir: İşe Alım Süreci ve Dikkat Etmeniz Gerekenler
Kazanan Takımların 6 Anahtarı
1. Güçlü Liderlik
Başarılı bir ekip çalışması için ihtiyacı olan ilk şey güçlü bir liderdir.
Güçlü bir lider takımına ilham verir, ekibi daha iyi işler çıkarmaları için teşvik eder. Güçlü bir lider doğru kararlar alıp ekibi harekete geçirecek cesarete sahiptir. Liderlik becerisini yeterince hissetmeyen çalışanlar değişen durum ya da yeni oluşan süreç karşısında birilerinin onlara liderlik etmelerine ihtiyaç duyarlar. Bir ekip çalışması sürecinde takım içerisinde karar alan ve harekete geçiren bir lider yoksa değişen durumlar karşısında işler havada kalır ve işleyiş aksar. Lidersiz bir ekip çalışması her an durabilir.
Güçlü bir lider ekip çalışması içerisinde bireylerin rollerini çok iyi tanır ve onlar için en verimli çalışma ortamını yaratır. Güçlü bir lider ekibe ve sürece geniş bir çerçeveden bakabilir ve daima zamanının ilerisinde düşünerek olası riskleri görebilir.
Desteklendiğini hisseden, kendisi için en verimli ortamı bulmuş ve konfor alanından çıkmak ve daha iyiye ulaşmak için teşvik edilen bir çalışan en iyi performansını ortaya çıkaracaktır. Bu süreçte liderlerin söyledikleri ve kendi davranışları kesinlikle örtüşmelidir. Ekip arkadaşına toplantıya zamanında gelmesi gerektiğini hatırlatan bir kişi sık sık toplantılara geç kalmayı alışkanlık haline getirmesi durumunda diğer ekip üyerlerinin gözünde otoritesi ve güvenilirliği sarsılacaktır.
“Liderlik, insanların size bakması ve nasıl tepki verdiğinizi görerek güven kazanması meselesidir. Eğer sen kontroldeysen, onlar da kontroldedir.” – Tom Landry
En çok satan iş kitaplarından biri olan “İyi’den Mükemmel Şirkete” kitabında yazar Jim Collins, en iyi performans gösteren kuruluşların ortak liderlik unsurlarını tanımlar: En önemli unsur Collins’in “Seviye 5 liderlik” modelidir. Seviye 5 liderleri mütevazı ve korkusuzdur. Kendilerini sihirli değneklerle sihirbaz olarak göstermeden, bir organizasyonu ham halinden alıp en verimli haline dönüştürme yeteneğine sahiptir.
Bir diğer önemli unsur ise “pencere ve ayna” konseptidir. İşler iyi gittiğinde seviye 5 liderleri, kendi dışındaki faktörleri takdir etmek için pencereden dışarı bakarlar. Aynı zamanda, sorumluluk almak için aynaya bakarlar; işler kötü gittiğinde ekibi veya şansı suçlamazlar.
2. Ortak Hedefler
Başarılı ekip çalışması ile kazanan bir takım olmak için, her takımın ortak iş hedeflerinin ne olduğunu anlaması gerekir. Ayrıca, bu hedeflerin tüm bireysel hedeflerin yerini alması beklenir. Spor takımları bu noktada harika bir örnektir.
Kazanan takım ortak hedefin şampiyonluğu elde etmek olduğunu bilir. Tüm takım üyeleri ekip hedefine odaklanır. Bir takım üyesi; bireysel hedeflerini takımın önüne koyarsa, bu ekip için olumsuz sonuç yaratır. Bu örneği işletmemizde hayal edelim; elinizde kalan eski üretim ürünlerin satışına odaklanarak hem depolama süreçlerinizi iyi yönetmek hem de malınızın son tüketim tarihinin geçmesi riskinden kaçınmak istiyorsunuz. Bununla beraber satışçınız ya da müşteri ilişkileri sorumlunuz gelen müşterilerinize sürekli yeri üretim ürünlerini almaları için teşvik ediyorsa ortak hedefinizden şaşıyorsunuz demektir. Bu o an için zarar gibi görünmemekle beraber ilerleyen aşamada elinizde kalan mallar zarar hanenize yazılacaktır.
İşteki tüm süreçler bazen zaman bazen maddi yatırım gerektirir. Ortak hedefe ilerlemeye bir çalışan maddi bir kayıp yaratmıyor gibi görünmekle beraber zamanını başka bir alanda harcıyor olabilir. Bu çalışanın zamanının da bir maliyet olduğunu unutmayın.
İş için ortak hedefler belirlemek, liderlerinin vizyonu ile başlar. Belirlediğiniz vizyon, merkezi bir amaca dönüşmelidir. Vizyonunuzu ekibinize aktarın. Sizin vizyonunuz, kazanan ekibin vizyonudur. Motive edin, ilham verin.
3. Oyunun kuralları
Kazanan bir A takımının işi yürütme şekli, oyun kuralları önceden belirlenmiş ve herkes tarafından sahiplenilmiştir. Kuralların yazılı ve açıklayıcı bir şekilde ekibe sunulması başarılı ekip çalışmasının en önemli basamaklarından biridir.
Ekibinize oyunun kurallarını anlatın. Oyunun kuralları nelerdir? Kurallar; ekibinize nasıl bir şirket olduğunuzu aktarır. Şirketinizin kültürü ve değerlerinin yani sıra bireysel görevleri, sözleşmeler, operasyonlar ve prosedür kılavuzları aracılığıyla açıklığa kavuşturur.
Görev tanımlarının ne olduğu ve işleyiş süreçlerinin nasıl olduğunu açıklamak kolaydır. Bununla beraber esas dikkat edilmesi gereken sessiz anlaşma değimiz var sayımlarımızla dolu beklentilerin olduğu genel iş yapış şekilleridir. Unutmayın herkesin işe bakış açısı, iletişim şekli, işleri ele alışı sizin gibi olmayabilir. Bir örnek verecek olursak; pazartesi günü bir müşteri ile ekipten 2 kişinin katılacağı bir satış görüşmeniz var. Ekipteki iki kişi bu görüşme için hafta sonu bireysel olarak kendi alanlarını hazırlamak için anlaşıyor. Çalışanlardan biri pazartesi ofise gittiğinde ekip arkadaşınızın hasta olduğunu gelemeyeceğini öğreniyor ve arkadaşına hem kızıyor hem de kırılıyor. Ofise giden bu çalışan “Bir mesaj atıp haber verebilirdi ve ben de sunumun tamamını hafta sonu daha rahat tamamlayabilirdim şimdi sunumu nasıl tamamlayacağım. O çok düşüncesiz ve işini sahiplenmeyen biri…” gibi serzenişlerde bulunabilir ve gizli iç çatışmalar başlar. Bir diğer yandan hasta olan kişi de “İş saatleri dışında rahatsız etmek istemediğim için aramadım.” diyebilir. Bu basit bir olaymış gibi görünebilir bununla beraber bu gibi durumlarda ne yapılacağı konuşulmuş ve herkes tarafından biliniyor olsaydı doğal bir hastalanma süreci bir kriz durumuna sebebiyet vermemiş olacaktı.
Özellikle liderlerin organizasyonun vizyonunu ekibe iyi aktarabilmesi çok önemlidir. Şirketinizin değerlerini ve kültürünü ekibinizin değerleri ve kültürü haline getirin. Bu adımla birlikte, ekibinizin çıkardığı iş, bekleneni karşılar ve yukarı taşır.
4. Eylem Planı
İşletmeler için başarılı bir ekip çalışması sürecinin bir diğer önemli anahtarı; ekibe açık ve net bir şekilde ifade edilen güçlü bir eylem planıdır. İyi bir eylem planı; görevlerin sahibini belirler, hangi kaynakların gerekli olduğunu gösterir, zaman çizelgeleri sunar ve mevcut durumunun ölçüm ayrıntılarını sağlar. Elinizde iyi hazırlanmış bir eylem planınız olması tek başına yeterli midir? Hayır. Bu planı ekibinize doğru aktarıp gerçekleşmesini sağlamak ekibinizi başarıya ulaştırır. Ekibinizle iletişim kurun, elinizde harika bir plan var, sadece kazanan takıma aktarılmayı bekliyor!
Eylem planınız için 90 günlük yazılı iş planları, proje yönetimi RACI matrisi, kontrol listeleri kullanılabilir.
5. Risk Almayı Destekleyin
Risk ve ödül… İşletmenizi daha verimli hale getirmek ve büyümesini sağlamak için risk almaya açık olun. Risk almadan düz bir yolda ilerlemek, pazar liderlerinin gerisinde kalmak gibi sonuçlar oluşturabilir. Risk alma düzeyiniz şirketinizin yapısına ve görüşüne bağlıdır. Risk alırken sadece kendiniz değil ekibinizi de risk almaya açık bir şekilde destekleyin. Bir başka deyişle, kazanan takımlar risk alabilen takımlardan çıkar.
Farklı durumlar içerisinde risk alabiliriz. Örnekler üstünden anlatacak olursak bir lidersiniz ve ekibin yeni hedefleri çerçevesinde yeni bir iş süreci, yeni bir aksiyon planı gereksinimi ortaya çıktı. Ekip içerisinde daha önce bu süreci deneyimlememiş bir kişiyi sorumlu olarak atamak ve yetki vermek bir risktir. Olası kazalardan kaçınmak için kısa görüşmelerle sorumluluğu alan kişi ile konuşarak süreci takip edebilirsiniz. Risk hissiyatı, yüklenen sorumluluk ile doğru orantılıdır, sorumluluk ne kadar geniş ise kişi o derece tedirgin olabilir. Bir diğer açıdan ise kişiye yeni bir gelişim ve tecrübe alanı sağlanmış olunur. Dikkat edilmesi gereken nokta yepyeni bir alanda sorumluluk verilecekse delegasyon süreçlerine kesinlikle dikkat edilmelidir.
Bir başka örnek verecek olursak müşteriniz ile görüşme esnasında çalışanlarınızdan biri karar vermek ya da çözüm üretmek zorunda kaldı diyelim. Bir çalışan bu durumda yöneticime bir sormalıyım, biz size dönüş yapacağız gibi vakit kazandıran geçici cevaplar vererek müşteriyi oyalayabilir. Bununla beraber o an durumu değerlendirerek yapılması mümkün bir çözüm sunabilir. Müşteriye ona sunulan çözüm müşteri ilişkileri açısından kat ve kat daha tatmin edici olacaktır. Bu gibi durumlarda çalışanlar risk alıp aksiyona geçebilirler ya da her hamlelerini sürekli liderlerine, müdürlerine bir üstlerine sorarak süreci uzatırlar. Müdürün zamanının çoğu da bu süreçlerle harcanır.
6. %100 Dahil edilme ve Katılım
Yüzde yüz katıldığınızı ve bağlı bir çalışan olduğunuzu gösterin. Geri dönüş olarak, ekibinizin yüzde yüz katılımını alacaksınız. Sizin katılımınız ve ekibinizi işletmenize dahil etmeniz çalışma ortamınızın verimini artırır. Güvenli ve konforlu bir çalışma ortamı oluşur.
Sizce işletmeniz, başarılı bir ekip çalışması kültürüne ve kazanan takımların 6 anahtara sahip mi?
Kazanan takımların 6 anahtarını ActionCOACH işletme koçları eşliğinde kültürünüz haline dönüştürebilirsiniz. İşletmenizi büyütecek 6 Adım metodolojisini keşfetmek ve ActionCOACH yöntemleri ile tanışmak için şimdi ücretsiz online seminerimize kaydolun.
İlginizi çekebilir: Ekip Dinamiklerini Geliştirmek İçin Ritüeller